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Njoyn Applicant Tracking System
Il faut embaucher – vite!

Chaque fois un directeur a besoin d’embaucher quelqu’un(e) chez Bluewater Health à Sarnia-Lambton, Ontario, un procès de suivi des candidats commence.

Inconvénients du formulaire de requête d’emploi tout usage

Dans le passé, les directeurs complétaient des formulaires généraux en papier. Ces formulaires contiennent des champs qui les en causaient des doutes. « Pourquoi faut-il remplir celui-ci? » était une question commune à se poser.

Le gestionnaire comme estimateur de formulaires

Les directeurs étaient responsables de préparer à main les requêtes à ses supérieurs et vice-présidents pour obtenir vérification. La « surveillance » voulait dire traiter et envoyer les formulaires sur papier ou par courriel. Finalement, les formulaires (et leurs faiblesses) arrivaient au bureau de l’associé Michelle Robertson.

“Je recevais des formulaires qui manquaient de l’information”, dit-elle, et il fallait contacter chaque directeur afin d’obtenir l’information nécessaire pour finir la requête. Il y avait des fois quand des formulaires entiers se faisaient disparaître. Les directeurs, le groupe de ressources humaines et autres personnages ont perdu du temps valable pour suivre proprement ce procès basé sur papier.

Le contrôle des formulaires fait à main et les formulaires confus ne font plus partie du procès d’appel des postes de Bluewater Health. Depuis qu’ils ont installé le système Njoyn de suivi de candidats, les directeurs utilisent des formulaires d’appel d’offre faits sur mesure qui les guident en utilisant des processus de travail et aussi de la logique.

Formulaires de démande de poste

Le formulaire permet aux directeurs de choisir un modèle qui remplit automatiquement certains champs. Cela empêche que certaines questions non nécessaires soient répondues, tandis que cela les permet de répondre les questions importantes. Cela réduit la complexité et aussi le montant de travail impliqué dans le remplissage des formulaires d’appel. « Ils savent ce qu’ils ont inséré», explique Mme. Robertson.

Les directeurs qui embauchent toujours des gens pour le même poste peuvent aussi copier des éléments d’autres appels grâce à la fonction de “clonage” de Njoyn. Ils n’ont plus besoin de recommencer chaque formulaire à partir de zéro, pourtant ils épargnent du temps pendent l’embauche et ils peuvent donc accomplir d’autres tâches.

Ne plus de surveillance

Le module de verification de Njoyn découpe une autre perte de temps : les usagers peuvent créer des chaînes faites sur mesure de vérification qui envoient les requêtes de vérification aux bonnes personnes par courriel. Cela est une bonne solution pour les vérificateurs qui n’ont pas d’accès au système Njoyn : ils peuvent registrer leur vérification directement par courriel.

“La personne fait un click avec la souris et donc obtient plus de renseignements et elle peut vérifier ou refuser la requête », explique Mme. Robertson. Une fois accepté, la requête s’en va vers la prochaine personne, et après, la prochaine personne et cetera. Personne n’est responsable pour envoyer ce document au prochain point de contact.”

Se tenir au courant

Le système aussi sauvegarde des jalons importants dans le procès de recrutement. Cela aide Mme. Robertson de facilement répondre aux questions à propos du progrès des demandes individuelles, y compris des vérifications manquantes. Elle admet que les vérifications peuvent prendre du temps. “Les directeurs sont inondés par courriels, donc s’il y a toujours le besoin, les messages peuvent être renvoyés”.

“Maintenant je peux parler à mon groupe de travail et rester toujours en avance”, dit-elle. Les membres du groupe ont accès de lecture seulement et reçoivent des copies lors de chaque vérification finale. “Nous tous restons au courant”.

Voici la partie 2 de 7 de l’étude de cas en profondeur qui montre comment Njoyn s’intègre et fournit des solutions pour Bluewater Health. Consulter notre article précédent, Trouver des bons candidats, plus vite partie 1 de 7, ou Cliquez ici pour lire la partie 3 : Respecter les règles d’embauche des syndicats, et si vous voulez en apprendre d’avantage à propos de Njoyn vous pouvez nous contacter par ici.